PENDAHULUAN
Proyek
atau produk pasti akan mengikuti tahap – tahap tertentu dalam perkembangannya.
Hampir dari pekembangan produk, semua orang setuju akan adanya tahap – tahap yang di lalui.
Bahkan ada produk yang masih aktif adapula produk yang sudah mati. Dalam siklus
itu dapat di simpulkan bahwa :
·
Riset dan perkembangan
·
Pengenalan ke pasar
·
Tumbuh
·
Matang
·
Penurunan
·
Mati
Dalam siklus itu selalu
berulang – ulang bagaikan roda kehidupan, dimana adakalanya suatu produk hidup
dan berkembang, ada kalanya suatu produk
mati. Maka dari itu di perlukan manajemen proyek yang di tujukan supaya kita
dapat membagi dan mengaturnya, menginvestasikannya, dll. Tahap – tahap ini di
analogikan dengan apa yang terjadi dalam siklus perkembangan produk yang
terbagi :
·
Tahap Konsepsi
·
Tahap Perencanaan
·
Tahap Eksekusi
·
Tahap Operasi
KONSEPSI
Dalam konsepsi di bagi menjadi 2
yaitu Inisiasi proyek yang artinya proyek dimulai saat ditemukannya suatu
masalah dan kesempatan atau kebutuhaan oleh user. Dengan kata lain kalau user
memiliki ide. Dan kelayakan proyek yang artinya meninvestigasikan suatu masalah
pada proyek dan mendalami hal itu lebih detail.
Permintaan Proposal
Permintaan proposal atau sering di
sebut dengan Request For Proposal (RFP) di kirim kepada pihak – pihak terkait
yang di punyai perusahaan. Dalam RFP ini banyak yang di tentukan yakni tujuan
proyek, lingkup proyek, spesifikasi performasi dan batasan ongkos serta jadwal.
Tapi ada juga proposal dikirim tanpa adanya RFP, di tinjau jika user melihat
sebuah peluang dan menguntungkan kedua belah pihak, maka user akan langsung
kirim proposalnya tanpa harus menggunakan RFP.
Proposal Proyek
Tujuan pembuatan
proposal proyek yakni untuk memudahkan sistematika dan perancangan serta
jalannya sebuah proyek. Secara ringkas dapat di simpulkan proposal proyek harus
berisi sebagai berikut :
·
Surat pengantar
·
Ringkasan eksklusif
·
Bagian teknis
·
Manfaat dan keuntungan
·
Jadwal
·
Bagian keuangan
·
Bagian legal
·
Kualifikasi manajemen
Dengan adanya kualifi diatas sudah
menunjukkan bahwa proposal tersebut sudah lengkap dan memenuhi standart.
Pemilihan
Proposal
Hal
ini menjadi sangat vital, Karen kita harus memilih/menseleksi proposal yang
akan kita buat. Syarat tersebut harus berdasarkan yang di tetapkan oleh RFP,
syarat tersebut meliputi :
·
Aspek hokum
·
Bidang pekerjaan
·
Aspek finasial
Kriteria ini biasanya tergantung
pada jenis proyeknya, dalam proyek konsultasi misalnya mungkin setiap
metodologi dan personel akan mempunyai bobot lebih di banding kriteria lain. Masing - masing
kriteria bisa diberi bobot dan nilai. Proposal yang mempunyai total jumlah
bobot dikalikan dengan nilai dari setiap poin penilaian akan mendapatkan
prioritas utama.
TAHAP
PERENCANAAN
Penyiapan rencana
proyek secara detail dan menentukan spesifikasi proyek secara rinci. Isi
rencana proyek biasanya terdiri dari :
·
Jadwal pekerjaan
·
Anggaran dan sistem pengendalian biaya
·
Work Breakdown Structure secara rinci
·
Bagian - bagian yang berisiko tinggi dan
cukup sulit dan rencana tentang pengatasan kemungkinan - kemungkinan yang akan
muncul.
·
Rencana sumber daya manusia dan
pemakaian sumber daya lain.
·
Rencana pengujian hasil proyek
·
Rencana dokumentasi
·
Rencana peninjauan pekerjaan
·
Rencana pelaksanaan hasil proyek
Di samping pembuatan
rencana, masuk dalam tahap ini adalah penentuan spesifikasi produk yang dibuat
dalam proyek ini. Ada dua macam spesifikasi, kebutuhan user dan kebutuhan
proyek.
TAHAP EKSEKUSI
Yang tercakup dalam
tahap ini adalah pekerjaan - pekerjaan seperti: desain, pengembangan, pengadaan, konstruksi/ produksi, pelaksanaan.
Tergantung pada jenis proyek, kegiatan konstruksi bisa juga berupa kegiatan produksi.
Secara umum proyek yang mempunyai hasil akhir berupa produk fisik akan
mempunyai kegiatan eksekusi dm1 operasi, yaitu penyerahan hasil kepada user.
Pada tahap ini campur tangan user sudah sangat kecil, porsi pengambilan
keputusan lebih banyak di tangan pelaksana proyek.
TAHAP OPERASI
Keterlibatan kontraktor
dianggap telah selesai lalu user mulai mengoperasikan hasil proyek tersebut,
tetapi ini tergantung juga pada jenis proyek. Jadi hanya proyek dengan hasil
akhir berupa produk fisik yang mempunyai tahap ini. Jika user menghendaki
perubahan maka perbaikan sistem menjadi proyek baru yang akan mengikuti siklus
mulai dari awal lagi. untuk nilai – nilai proyek di bawah nilai harga tertentu
suatu instansi tidak melakukan lelang terbuka, tetapi langsung menunjuk
konsultan.
ORGANISASI PROYEK
PENDAHULUAN
Jika
suatu perusahaan mulai berkembang biasanya perusahaan tersebut akan memulai
eksapansi, baik ekspansi lahan perusahaan, penambahan SDM, dll. Dengan hal
perusahaan berkembang pasti banyak yang akan berubah baik kondisi lingkungan,
tingkat persaingan, teknologi dan bahkan strukurnya itu sendiri. Namun banyak
cara untuk menyusun struktu organisasi, yakni :
·
Berdasarkan produk
·
Berdasarkan lokasi
·
Berdasarkan proses
·
Berdasarkan pelanggan
·
Berdasarkan fungsi
Dalam bab ini kita akan
membahas lebih lanjut bagaimana cara mengorganisasikan sebuah proyek.
PROYEK SEBAGAI BAGIAN DARI
ORGANISASI FUNGSIONAL
Organisasi fungsional
membagi departemennya berdasarkan fungsi - fungsi yang dilakukan bagian yang ada.
Adanya
keuntungan menggunakan struktur organisasi yaitu :
·
Adanya fleksibelitas yang tinggi dalam
penggunaan staf/karyawan.
·
Orang – orang dengan keahlian tertentu
bias di tugaskan di banyak proyek yang berbeda.
·
Sedangkan orang yang memiliki keahlian
yang berbeda di tempatkan pada suatu kelompok dengan keahliannya masing –
masing untuk memecahkan masalah.
·
Devisi fungsional bisa menjadi basis
bagi kelangsungan teknologi.
Adapun
kekurangannya yaitu :
·
Klien bukan menjadi perhatian utama/
·
Devisi fungsional cenderung berorientasi
pada aktivitas khusus..
·
Motivasi orang yang di tempatkan di
proyek cenderung lemah
ORGANISASI
PROYEK MURNI
Beberapa organisasi
induk memberikan petunjuk administrasi, keuangan, personalia dan prosedur
kontrol secara detail. Sementara yang lain memberikan kebebasan penuh dengan
batasan pertanggung jawaban akhir saja.
Kelebihan dari
struktur organisasi adalah :
·
Semua anggota tim proyek secara langsung
bertanggung jawab terhadap manajer proyek.
·
Jika ada proyek yang berturut – turut,
organisasi ini bisa di manfaatkan oleh para ahli
·
Cukup simple sehingga mudah di gunakan.
·
Adanya dukungan secara menyeluruh
terhadap proyek
·
Karena kewenangan terpusat, maka
keputusan lebih cepat
Kekurangan dari struktur organisasi
adalah :
·
Jika proyek sudah selesai, timbul
masalah bagaimana proyek tersebut berjalan.
·
Ketidakkonsistenan prosedur
·
Prosedur ini akan menambah banyak biaya
ORGANISASI MATRIX
Merupakan organisasi
yang menggabungkan kelebihan – kelebihan yang dipunyai organisasi dan
menghindarkan kekurangan yang ada. Contoh organisasi proyek yang melekat pada
organisasi induk dengan struktur matriks. Dalam contoh ini, perusahaan induk
mempunyai dua proyek yang dikelola di bawah divisi otomotif, yaitu proyek A dan
proyek B.
MEMILIH
ORGANISASI PROYEK
Bagaimana suatu bentuk
organisasi bisa dipilih, sulit diterangkan bahkan oleh praktisi senior sekalipun.
Pilihan sangat dipengaruhi situasi dan kadang - kadang bersifat intuitif. Namun
secara umum dapat diberikan kriteria - kriteria yang mendasari pemilihan bentuk
ini :
·
Frekuensi adanya proyek baru.
·
Berapa lama proyek berlangsung.
·
Ukuran proyek.
·
Kompleksitas hubungan.
Kriteria - kriteria
lain sebagai pertimbangan pemilihan bentuk organisasi adalah ketidakpastian,
keunikan, pentingnya faktor biaya dan waktu.
TIM
PROYEK
PENDAHULUAN
Tim proyek adalah semua
personil yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek. Tim inti sering
disebut juga dengan project office. Project office menunjukkan dua pengertian,
tempat fisik dimana tim proyek berkumpul dan seluruh staf pendukung manajer
proyek. Ada beberapa jabatan penting dalam project office selain manajer proyek
( MP). Yang pertama kita akan membahas mengenai manajer proyek.
MANAJER
PROYEK
Peran
Manajer Proyek
Manajer Proyek sangat
penting dan menjadi sentral, di mana tanpa adanya MP maka tidak akan ada manajemen
proyek. Peran yang dimiliki seorang MP
adalah sebagai integrator, komunikator, pembuat keputusan, motivator,
enterpreneur dan agen perubahan harus menyaring , mengolah meringkas dan
menyampaikan informasi untuk memastikan bahwa semua orang yang punya peran
dalam proyek mengetahui informasi mengenai kebijaksanaan, tujuan anggaran,
jadwal kebutuhan dan perubahan yang ada dalam proyek sesuai dengan peran yang
dipunyai. Manajer proyek adalah juga seorang enterpreneur yang harus berusaha
untuk melakukan pengadaan dana, fasilitas dan orang agar proyek bisa berjalan.
Dia harus mampu mendapatkan orang yang terbaik dari unit fungsional dengan
melakukan negosiasi dengan para
manajer fungsional.
Tanggung
Jawab Manajer Proyek
Tanggung jawab
manajer proyek adalah:
1. Merencanakan
kegiatan - kegiatan dalam proyek, tugas - tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan
pekerjaan, penjadwalan dana penganggaran.
2.
Mengorganisasikan, memilih dan
menempatkan orang - orang dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan
mengalokasikan sumber daya.
3.
Memonitor status proyek.
4.
Mengidentifikasi masalah - masalah
teknis.
5.
Titik temu dari para kunstituen:
subkontraktor, user, konsultan, top management.
6.
Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam
proyek.
7.
Merekomendasikan penghentian proyek atu
pengerahan kembali sumber daya bila tujuan tidak tercapai.
KOMPETISI
DAN ORIENTASI MANAJER PROYEK
Latar belakang yang
luas juga perlu dipunyai oleh seorang manajer proyek. Semakin tinggi perbedaan
antara area fungsional, lebih terbuka terjadinya konflik dan semakin sulit
untuk menyatukan mereka. Untuk itu manajer proyek perlu mengetahui segala sesuatu
seperti bagaimana teknik mereka, prosedur, dan kontribusinya terhadap proyek.
Seorang manajer proyek juga harus menjadi komunikator. Dia harus pandai
menyampaikan sesuatu pesan sekaligus mendengarkan orang lain bicara. Selain itu
ia juga harus bekerjasama dengan orang lain serta menerima masukan.
Otoritas
Ada
dua macam otoritas: otoritas legal dan otoritas karismatik. Yang pertama
mengacu pada hal - hal yang tertulis yang ditetapkan dalam uraian pekerjaan
(job description) seseorang. Ini berkaitan dengan pendelegasian kekuasaan,
hirarki pelaporan, dan pengendalian sumberdaya. Dalam hal ini kemampuan
mempengaruhi bisa timbul bukan karena otoritas legal yang dimiliki seseorang,
tetapi timbul karena pengetahuan dan kepribadian yang dimiliki orang - orang dengan
pengetahuan yang dimilikinya bisa mempengaruhi orang lain tanpa harus ember perintah.
Memilih
Manajer Proyek
Ada
empat kategori kualifikasi yang harus dipunyai untuk menjadi seorang Manajer
Proyek yang berhasil. Keempat kategori itu adalah:
·
Karakteristik Personal
·
Keterampilan Perilaku
·
Keterampilan Bisnis
·
Kemampuan teknis
ANGGOTA TIM PROYEK
Dalam sebuah
proyek terdapat beberapa anggota, yang terdiri dari :
·
Project Controller yang bertugas untuk
membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan dan evaluasi
proyek tersebut.
·
Project Accountant yang bertugas
mengatur financial manajer proyek, menyiapkan estimasi biaya yang akan di
keluarkan dalam sebuah proyek. Dan mampu mengatasi masalah – masalah financial
dalam proyek.
·
Costumer Liason yang bertugas untuk
mengatasi masaah klien dan perwakilan dari klien.
·
Project Koordinator bertugas sebagai
merencanakan, mengkoordinator jalannya sebuah produksi
·
Manajer Lapangan bertugas mengawasi
pemasangan, pengujian, pemeliharaan sebuah proyek itu sendiri.
·
Quality Supervisor bertugas untuk
mengecek kualitas proyek tersebut apakah layak untuk konsumen atau tidak
PERAN LAIN DI LUAR TIM
PROYEK
Manager
Progam
Perusahaan perlu juga
menempatkan orang untuk mengkoordinasikan para manajer proyek ini. Peran ini
bisa dinamakan manajer program atau direktur proyek dengan peranan sebagai
berikut :
·
Mengawasi kegiatan dari seluruh proyek.
·
Memastikan bahwa proyek berjalan dengan
semestinya
·
Meski dalam proyek terdapat perubahan,
tapi tetap memperhatikan target yang di tetapkan
·
Membantu dalam mengembangkan kebijakan –
kebijakan.
·
Bekerjasama dengan pemimpin yang
professional
Manajemen
Proyek
Manajemen puncak
bertanggung jawab untuk mensukseskan pelaksanaan manajemen proyek. Sehingga ada
beberapa tugas yang harus di kerjakannya.
·
Merencanakan dan memberikan dukungan
·
Menjabarkan tujuan – tujuan yang akan
digunakan
·
Menentukan lingkup dan batasan tanggung
jawab
PERENCANAAN PROYEK
PENDAHULUAN
Tingkat keberhasilan
suatu proyek dapat di tinjau dari berbagai aspek, salah satunya yaitu
perencanaan yang matang dan bulat yang bisa menghasilkan kesuksesan dan
keuntungan dalam sebuah proyek itu sendiri. Dimana akan di bahas secara dalam
mengenai perencanaan dalam sebuah proyek bagaimana proyek tersebut bisa sukses.
Yang menjadi lingkup pekerjaan selama proses perencanaan dan pengendalian proyek
adalah :
·
Sebelum proyek mulai
·
Selama proyek
·
Jika ada perbedaan antara yang direncana
kan dan yang terjadi sebenarnya, tindakan koreksi perlu dilakukan, dan estimasi
biaya dan waktu bisa diperbarui.
TAHAP – TAHAP
PERENCANAAN PROYEK
Langkah -
langkah perencanaan meliputi :
·
Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhannya.
·
Pekerjaan - pekerjaan apa saja yang
diperlukan untuk mencapai tujuan proyek haruslah diuraikan dan didaftar.
·
Organisasi proyek dirancang untuk
menentukan departemen
·
Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan
dibuat
·
Sebuah rencana anggaran dan sumber daya
yang dibutuhkan dipersiapkan
·
Estimasi mengenai waktu, biaya dan
performansi penyelesaian proyek.
RENCANA
PROYEK INDUK
Tujuan dalam pembuatan
rencana proyek yaitu untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek
selama siklus hidup proyek, untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang
diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang dikeluarkan, dan memungkinkan
mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi.
Rencana proyek ini memiliki beberapa point yakni :
·
Deskripsi proyek
·
Manajemen dan Organisasi
·
Bagian teknis
Pada hal diatas
terdapat penjabarannya sendiri, namun setelah point – point diatas terlaksana
adakalahnya kita melakukan langkah selanjutnya yaitu merancangkan alat – alat
perencanaan. Alat – alat tersebut terdiri dari :
·
Work Break Down Structure kegiatan menguraikan pekerjaan proyek menjadi
pekerjaan - pekerjaan kecil)
·
Matriks Tanggung Jawab bertujuan untuk
menentukan organisari proyek
·
Gantt Charts untuk menunjukkan jadwal
indifidu proyek
·
Jaringan kerja yaitu untuk
memperlihatkan ukuran kerja kapan di mulai dan kapan selesainya.
PENDEFISIAN PEKERJAAN
Tujuan proyek di
artikan secara lebih operasional untuk menentukan elemen – elemen pekerjaan
secara detail. Hal itu perlu di definisikan lebih mendalam agar mengetahui apa
maksud dan tujuannya. Sebagai contoh ada Work Breakdown Structure, yang
bertujuan untuk memecahkan suatu masalah lebih mudah dalam pembuatan jadwalnya.
MATRIKS TANGGUNG JAWAB
Pada materi ini
mengenai sebuah tanggung jawab, sebagai contoh dalam suatu proyek pihak A
bertanggung jawab dalam menangani hal A, nanti ada lagi pihak B
bertanggung jawab dalam hal B. Pertemuan
kolom dan baris menunjukkan tingkat tanggung jawab yang dimiliki orang yang
bersangkutan terhadap tugas yang ada. Dengan matriks ini lebih mudah dilihat
apakah masih ada pekerjaan yang terlewati (tanpa penanggung jawab) . Selain itu
juga bisa digunakan untuk proses pengendalian.