Pages

Jumat, 11 November 2016

Review Buku Manajemen Proyek: Konsep & Implementasi


 SIKLUS HIDUP PROYEK

PENDAHULUAN
            Proyek atau produk pasti akan mengikuti tahap – tahap tertentu dalam perkembangannya. Hampir dari pekembangan produk, semua orang setuju  akan adanya tahap – tahap yang di lalui. Bahkan ada produk yang masih aktif adapula produk yang sudah mati. Dalam siklus itu dapat di simpulkan bahwa :
·        Riset dan perkembangan
·        Pengenalan ke pasar
·        Tumbuh
·        Matang
·        Penurunan
·        Mati

Dalam siklus itu selalu berulang – ulang bagaikan roda kehidupan, dimana adakalanya suatu produk hidup dan berkembang, ada kalanya suatu  produk mati. Maka dari itu di perlukan manajemen proyek yang di tujukan supaya kita dapat membagi dan mengaturnya, menginvestasikannya, dll. Tahap – tahap ini di analogikan dengan apa yang terjadi dalam siklus perkembangan produk yang terbagi :
·        Tahap Konsepsi
·        Tahap Perencanaan
·        Tahap Eksekusi
·        Tahap Operasi

KONSEPSI
Dalam konsepsi di bagi menjadi 2 yaitu Inisiasi proyek yang artinya proyek dimulai saat ditemukannya suatu masalah dan kesempatan atau kebutuhaan oleh user. Dengan kata lain kalau user memiliki ide. Dan kelayakan proyek yang artinya meninvestigasikan suatu masalah pada proyek dan mendalami hal itu lebih detail.

Permintaan Proposal
Permintaan proposal atau sering di sebut dengan Request For Proposal (RFP) di kirim kepada pihak – pihak terkait yang di punyai perusahaan. Dalam RFP ini banyak yang di tentukan yakni tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performasi dan batasan ongkos serta jadwal. Tapi ada juga proposal dikirim tanpa adanya RFP, di tinjau jika user melihat sebuah peluang dan menguntungkan kedua belah pihak, maka user akan langsung kirim proposalnya tanpa harus menggunakan RFP.

Proposal Proyek
            Tujuan pembuatan proposal proyek yakni untuk memudahkan sistematika dan perancangan serta jalannya sebuah proyek. Secara ringkas dapat di simpulkan proposal proyek harus berisi sebagai berikut :
·        Surat pengantar
·        Ringkasan eksklusif
·        Bagian teknis
·        Manfaat dan keuntungan
·        Jadwal
·        Bagian keuangan
·        Bagian legal
·        Kualifikasi manajemen
Dengan adanya kualifi diatas sudah menunjukkan bahwa proposal tersebut sudah lengkap dan memenuhi standart.
Pemilihan Proposal
Hal ini menjadi sangat vital, Karen kita harus memilih/menseleksi proposal yang akan kita buat. Syarat tersebut harus berdasarkan yang di tetapkan oleh RFP, syarat tersebut meliputi :
·        Aspek hokum
·        Bidang pekerjaan
·        Aspek finasial
Kriteria ini biasanya tergantung pada jenis proyeknya, dalam proyek konsultasi misalnya mungkin setiap metodologi dan personel akan mempunyai bobot lebih di banding kriteria lain. Masing - masing kriteria bisa diberi bobot dan nilai. Proposal yang mempunyai total jumlah bobot dikalikan dengan nilai dari setiap poin penilaian akan mendapatkan prioritas utama.

TAHAP PERENCANAAN
Penyiapan rencana proyek secara detail dan menentukan spesifikasi proyek secara rinci. Isi rencana proyek biasanya terdiri dari :
·        Jadwal pekerjaan
·        Anggaran dan sistem pengendalian biaya
·        Work Breakdown Structure secara rinci
·        Bagian - bagian yang berisiko tinggi dan cukup sulit dan rencana tentang pengatasan kemungkinan - kemungkinan yang akan muncul.
·        Rencana sumber daya manusia dan pemakaian sumber daya lain.
·        Rencana pengujian hasil proyek
·        Rencana dokumentasi
·        Rencana peninjauan pekerjaan
·        Rencana pelaksanaan hasil proyek

Di samping pembuatan rencana, masuk dalam tahap ini adalah penentuan spesifikasi produk yang dibuat dalam proyek ini. Ada dua macam spesifikasi, kebutuhan user dan kebutuhan proyek.

TAHAP EKSEKUSI
Yang tercakup dalam tahap ini adalah pekerjaan - pekerjaan seperti: desain, pengembangan,  pengadaan, konstruksi/ produksi, pelaksanaan. Tergantung pada jenis proyek, kegiatan konstruksi bisa juga berupa kegiatan produksi. Secara umum proyek yang mempunyai hasil akhir berupa produk fisik akan mempunyai kegiatan eksekusi dm1 operasi, yaitu penyerahan hasil kepada user. Pada tahap ini campur tangan user sudah sangat kecil, porsi pengambilan keputusan lebih banyak di tangan pelaksana proyek.

TAHAP OPERASI
Keterlibatan kontraktor dianggap telah selesai lalu user mulai mengoperasikan hasil proyek tersebut, tetapi ini tergantung juga pada jenis proyek. Jadi hanya proyek dengan hasil akhir berupa produk fisik yang mempunyai tahap ini. Jika user menghendaki perubahan maka perbaikan sistem menjadi proyek baru yang akan mengikuti siklus mulai dari awal lagi. untuk nilai – nilai proyek di bawah nilai harga tertentu suatu instansi tidak melakukan lelang terbuka, tetapi langsung menunjuk konsultan.

ORGANISASI PROYEK

PENDAHULUAN
            Jika suatu perusahaan mulai berkembang biasanya perusahaan tersebut akan memulai eksapansi, baik ekspansi lahan perusahaan, penambahan SDM, dll. Dengan hal perusahaan berkembang pasti banyak yang akan berubah baik kondisi lingkungan, tingkat persaingan, teknologi dan bahkan strukurnya itu sendiri. Namun banyak cara untuk menyusun struktu organisasi, yakni :
·        Berdasarkan produk
·        Berdasarkan lokasi
·        Berdasarkan proses
·        Berdasarkan pelanggan
·        Berdasarkan fungsi

Dalam bab ini kita akan membahas lebih lanjut bagaimana cara mengorganisasikan sebuah proyek.

PROYEK SEBAGAI BAGIAN DARI ORGANISASI FUNGSIONAL
Organisasi fungsional membagi departemennya berdasarkan fungsi -  fungsi yang dilakukan bagian yang ada. 
Adanya keuntungan menggunakan struktur organisasi yaitu :
·        Adanya fleksibelitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan.
·        Orang – orang dengan keahlian tertentu bias di tugaskan di banyak proyek yang berbeda.
·        Sedangkan orang yang memiliki keahlian yang berbeda di tempatkan pada suatu kelompok dengan keahliannya masing – masing untuk memecahkan masalah.
·        Devisi fungsional bisa menjadi basis bagi kelangsungan teknologi.
Adapun kekurangannya yaitu :
·        Klien bukan menjadi perhatian utama/
·        Devisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas khusus..
·        Motivasi orang yang di tempatkan di proyek cenderung lemah

­­­­­­­ORGANISASI PROYEK MURNI
Beberapa organisasi induk memberikan petunjuk administrasi, keuangan, personalia dan prosedur kontrol secara detail. Sementara yang lain memberikan kebebasan penuh dengan batasan pertanggung jawaban akhir saja.
Kelebihan dari struktur organisasi adalah :
·        Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggung jawab terhadap manajer proyek.
·        Jika ada proyek yang berturut – turut, organisasi ini bisa di manfaatkan oleh para ahli
·        Cukup simple sehingga mudah di gunakan.
·        Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek
·        Karena kewenangan terpusat, maka keputusan lebih cepat
Kekurangan dari struktur organisasi adalah :
·        Jika proyek sudah selesai, timbul masalah bagaimana proyek tersebut berjalan.
·        Ketidakkonsistenan prosedur
·        Prosedur ini akan menambah banyak biaya

ORGANISASI MATRIX
Merupakan organisasi yang menggabungkan kelebihan – kelebihan yang dipunyai organisasi dan menghindarkan kekurangan yang ada. Contoh organisasi proyek yang melekat pada organisasi induk dengan struktur matriks. Dalam contoh ini, perusahaan induk mempunyai dua proyek yang dikelola di bawah divisi otomotif, yaitu proyek A dan proyek B.

MEMILIH ORGANISASI PROYEK
Bagaimana suatu bentuk organisasi bisa dipilih, sulit diterangkan bahkan oleh praktisi senior sekalipun. Pilihan sangat dipengaruhi situasi dan kadang - kadang bersifat intuitif. Namun secara umum dapat diberikan kriteria - kriteria yang mendasari pemilihan bentuk ini :
·        Frekuensi adanya proyek baru.
·        Berapa lama proyek berlangsung.
·        Ukuran proyek.
·        Kompleksitas hubungan.
Kriteria - kriteria lain sebagai pertimbangan pemilihan bentuk organisasi adalah ketidakpastian, keunikan, pentingnya faktor biaya dan waktu.


TIM PROYEK

PENDAHULUAN
Tim proyek adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek. Tim inti sering disebut juga dengan project office. Project office menunjukkan dua pengertian, tempat fisik dimana tim proyek berkumpul dan seluruh staf pendukung manajer proyek. Ada beberapa jabatan penting dalam project office selain manajer proyek ( MP). Yang pertama kita akan membahas mengenai manajer proyek.

MANAJER PROYEK

Peran Manajer Proyek
Manajer Proyek sangat penting dan menjadi sentral, di mana tanpa adanya MP maka tidak akan ada manajemen proyek.  Peran yang dimiliki seorang MP adalah sebagai integrator, komunikator, pembuat keputusan, motivator, enterpreneur dan agen perubahan harus menyaring , mengolah meringkas dan menyampaikan informasi untuk memastikan bahwa semua orang yang punya peran dalam proyek mengetahui informasi mengenai kebijaksanaan, tujuan anggaran, jadwal kebutuhan dan perubahan yang ada dalam proyek sesuai dengan peran yang dipunyai. Manajer proyek adalah juga seorang enterpreneur yang harus berusaha untuk melakukan pengadaan dana, fasilitas dan orang agar proyek bisa berjalan. Dia harus mampu mendapatkan orang yang terbaik dari unit fungsional dengan melakukan negosiasi dengan para
manajer fungsional.

Tanggung Jawab Manajer Proyek
Tanggung jawab manajer proyek adalah:
1.      Merencanakan kegiatan - kegiatan dalam proyek, tugas - tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dana penganggaran.
2.      Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang - orang dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumber daya.
3.      Memonitor status proyek.
4.      Mengidentifikasi masalah - masalah teknis.
5.      Titik temu dari para kunstituen: subkontraktor, user, konsultan, top management.
6.      Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.
7.      Merekomendasikan penghentian proyek atu pengerahan kembali sumber daya bila tujuan tidak tercapai.

KOMPETISI DAN ORIENTASI MANAJER PROYEK
Latar belakang yang luas juga perlu dipunyai oleh seorang manajer proyek. Semakin tinggi perbedaan antara area fungsional, lebih terbuka terjadinya konflik dan semakin sulit untuk menyatukan mereka. Untuk itu manajer proyek perlu mengetahui segala sesuatu seperti bagaimana teknik mereka, prosedur, dan kontribusinya terhadap proyek. Seorang manajer proyek juga harus menjadi komunikator. Dia harus pandai menyampaikan sesuatu pesan sekaligus mendengarkan orang lain bicara. Selain itu ia juga harus bekerjasama dengan orang lain serta menerima masukan.

Otoritas
Ada dua macam otoritas: otoritas legal dan otoritas karismatik. Yang pertama mengacu pada hal - hal yang tertulis yang ditetapkan dalam uraian pekerjaan (job description) seseorang. Ini berkaitan dengan pendelegasian kekuasaan, hirarki pelaporan, dan pengendalian sumberdaya. Dalam hal ini kemampuan mempengaruhi bisa timbul bukan karena otoritas legal yang dimiliki seseorang, tetapi timbul karena pengetahuan dan kepribadian yang dimiliki orang - orang dengan pengetahuan yang dimilikinya bisa mempengaruhi orang lain tanpa harus  ember perintah.

Memilih Manajer Proyek
Ada empat kategori kualifikasi yang harus dipunyai untuk menjadi seorang Manajer Proyek yang berhasil. Keempat kategori itu adalah:
·        Karakteristik Personal
·        Keterampilan Perilaku
·        Keterampilan Bisnis
·        Kemampuan teknis

ANGGOTA TIM PROYEK
Dalam sebuah proyek terdapat beberapa anggota, yang terdiri dari :
·        Project Controller yang bertugas untuk membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan dan evaluasi proyek tersebut.
·        Project Accountant yang bertugas mengatur financial manajer proyek, menyiapkan estimasi biaya yang akan di keluarkan dalam sebuah proyek. Dan mampu mengatasi masalah – masalah financial dalam proyek.
·        Costumer Liason yang bertugas untuk mengatasi masaah klien dan perwakilan dari klien.
·         Project Koordinator bertugas sebagai merencanakan, mengkoordinator jalannya sebuah produksi
·        Manajer Lapangan bertugas mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan sebuah proyek itu sendiri.
·        Quality Supervisor bertugas untuk mengecek kualitas proyek tersebut apakah layak untuk konsumen atau tidak

PERAN LAIN DI LUAR TIM PROYEK
Manager Progam
Perusahaan perlu juga menempatkan orang untuk mengkoordinasikan para manajer proyek ini. Peran ini bisa dinamakan manajer program atau direktur proyek dengan peranan sebagai berikut :
·        Mengawasi kegiatan dari seluruh proyek.
·        Memastikan bahwa proyek berjalan dengan semestinya
·        Meski dalam proyek terdapat perubahan, tapi tetap memperhatikan target yang di tetapkan
·        Membantu dalam mengembangkan kebijakan – kebijakan.
·        Bekerjasama dengan pemimpin yang professional


Manajemen Proyek
Manajemen puncak bertanggung jawab untuk mensukseskan pelaksanaan manajemen proyek. Sehingga ada beberapa tugas yang harus di kerjakannya.
·        Merencanakan dan memberikan dukungan
·        Menjabarkan tujuan – tujuan yang akan digunakan
·        Menentukan lingkup dan batasan tanggung jawab


PERENCANAAN PROYEK
PENDAHULUAN

Tingkat keberhasilan suatu proyek dapat di tinjau dari berbagai aspek, salah satunya yaitu perencanaan yang matang dan bulat yang bisa menghasilkan kesuksesan dan keuntungan dalam sebuah proyek itu sendiri. Dimana akan di bahas secara dalam mengenai perencanaan dalam sebuah proyek bagaimana proyek tersebut bisa sukses. Yang menjadi lingkup pekerjaan selama proses perencanaan dan pengendalian proyek adalah :
·        Sebelum proyek mulai
·        Selama proyek
·        Jika ada perbedaan antara yang direncana kan dan yang terjadi sebenarnya, tindakan koreksi perlu dilakukan, dan estimasi biaya dan waktu bisa diperbarui.

TAHAP – TAHAP PERENCANAAN PROYEK
Langkah - langkah perencanaan meliputi :
·        Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhannya.
·        Pekerjaan - pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek haruslah diuraikan dan didaftar.
·        Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen
·        Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat
·        Sebuah rencana anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan dipersiapkan
·        Estimasi mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.

RENCANA PROYEK INDUK
Tujuan dalam pembuatan rencana proyek yaitu untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek, untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang dikeluarkan, dan memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi. Rencana proyek ini memiliki beberapa point yakni :
·        Deskripsi proyek
·        Manajemen dan Organisasi
·        Bagian teknis

Pada hal diatas terdapat penjabarannya sendiri, namun setelah point – point diatas terlaksana adakalahnya kita melakukan langkah selanjutnya yaitu merancangkan alat – alat perencanaan. Alat – alat tersebut terdiri dari :
·        Work Break Down Structure  kegiatan menguraikan pekerjaan proyek menjadi pekerjaan - pekerjaan kecil)
·        Matriks Tanggung Jawab bertujuan untuk menentukan organisari proyek
·        Gantt Charts untuk menunjukkan jadwal indifidu proyek
·        Jaringan kerja yaitu untuk memperlihatkan ukuran kerja kapan di mulai dan kapan selesainya.

PENDEFISIAN PEKERJAAN
Tujuan proyek di artikan secara lebih operasional untuk menentukan elemen – elemen pekerjaan secara detail. Hal itu perlu di definisikan lebih mendalam agar mengetahui apa maksud dan tujuannya. Sebagai contoh ada Work Breakdown Structure, yang bertujuan untuk memecahkan suatu masalah lebih mudah dalam pembuatan jadwalnya.

MATRIKS TANGGUNG JAWAB
Pada materi ini mengenai sebuah tanggung jawab, sebagai contoh dalam suatu proyek pihak A bertanggung jawab dalam menangani hal A, nanti ada lagi pihak B bertanggung  jawab dalam hal B. Pertemuan kolom dan baris menunjukkan tingkat tanggung jawab yang dimiliki orang yang bersangkutan terhadap tugas yang ada. Dengan matriks ini lebih mudah dilihat apakah masih ada pekerjaan yang terlewati (tanpa penanggung jawab) . Selain itu juga bisa digunakan untuk proses pengendalian.